Электронные трудовые книжки: все, что нужно знать

В нашей стране законодательство постоянно меняется, и в последнее время внедрение электронной трудовой книжки стало актуальным вопросом для многих работников и работодателей. В чем заключается суть этого нововведения и как оно может повлиять на жизнь трудящихся?

В данной статье мы подробно рассмотрим плюсы и минусы перехода на электронную трудовую книжку, проанализируем опыт внедрения данной системы в ряде организаций и дадим рекомендации по использованию.

По словам экспертов, переход на электронную форму трудовой книжки облегчит не только обмен данными между работником и работодателем, но и упростит процесс контроля и проверки данных. Однако, как и любое новшество, это изменение может вызвать у работников неопределенность и озабоченность, например, относительно сохранности и конфиденциальности данных.

Поэтому в данной статье мы постараемся рассеять все сомнения и ответить на все возможные вопросы по данной теме, чтобы вы, как работник или работодатель, знали все основные моменты и могли использовать электронную трудовую книжку в полной мере.

Важность электронных трудовых книжек в современном мире

Электронные трудовые книжки – это инновационный способ хранения информации о трудовой деятельности сотрудников. Сегодня эта форма документооборота получила большую популярность во многих странах мира, в том числе и в России.

Применение электронных трудовых книжек позволяет существенно сократить сроки обработки документов и уменьшить вероятность ошибок при заполнении данных о сотрудниках. Кроме того, это устройство экономит место, поскольку не требует обширных книжных полок для хранения большого числа физических документов.

• Электронные трудовые книжки являются удобным способом управления документами;
• Одно устройство может одновременно хранить несколько книжек, таким образом, сотрудникам не нужно таскать с собой кучу бумажных документов;
• Электронная подпись гарантирует подлинность информации, что делает систему безопасной и надежной.

Электронные трудовые книжки – это прогрессивный инструмент, который позволяет сократить временные затраты и избежать ошибок в учете персонала, что в свою очередь дает положительный эффект на развитие предприятий и эффективное управление бизнес-процессами.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это электронный документ, в котором хранится информация о трудовой деятельности работника, такая как места работы, должности, стаж и заработок.

В отличие от бумажной трудовой книжки, электронная версия может быть доступна работнику в любое время и место через интернет-порталы и мобильные приложения, что удобно и экономит время.

С 2020 года электронная трудовая книжка стала обязательной для новых работников, принятых на работу в любую организацию, а с 2021 года для всех работников.

Примечание: информация в электронной трудовой книжке имеет такую же законную силу, как и в бумажной.

Основные преимущества электронных трудовых книжек

Переход на электронные трудовые книжки имеет ряд преимуществ по сравнению со стандартными бумажными документами.

• Сокращение времени и затрат на обслуживание документов.
• Улучшение доступности данных работника, в том числе для его личного использования.
• Увеличение надежности и точности данных за счет минимизации ошибок человеческого фактора.
• Снижение затрат на хранение и ведение учета бумажных документов.
• Устранение потерь документов и возможности их подделки, благодаря высокой защите и шифрованию данных.
• Возможность обновления и анализа данных в режиме реального времени.
• Сокращение бюрократических процедур и упрощение взаимодействия между работниками и работодателями.

В целом, внедрение электронных трудовых книжек позволит существенно повысить эффективность управления трудовым процессом, улучшить условия труда и повысить качество информации о работниках.

Как получить электронную трудовую книжку?

1. Заполните заявление на оформление ЭТК

Для получения электронной трудовой книжки необходимо заполнить специальное заявление в электронном виде на сайте государственной услуги «Мои документы». Заявление нужно заполнить в соответствии с указанными инструкциями и предоставить необходимые документы.

2. Дождитесь подтверждения и получите доступ

После заполнения заявления вам необходимо дождаться подтверждения оформления ЭТК. Как только ваша заявка будет рассмотрена и одобрена органами государственной власти, вы получите уведомление о том, что ваша ЭТК готова. Далее вам нужно пройти процедуру регистрации и получить доступ к своей электронной трудовой книжке.

3. Используйте ЭТК в своей работе

Получив доступ к своей электронной трудовой книжке, вы можете использовать ее для ведения записей о своих трудовых отношениях, получения справок о своих трудовых данных и работы с документами в электронном виде. Оформление ЭТК является обязательным для всех работников и работодателей, начиная с 2021 года.

Какие данные хранятся в электронной трудовой книжке?

Электронная трудовая книжка — это электронный аналог обычной бумажной трудовой книжки, которая содержит информацию о работнике и его трудовой деятельности.

В электронной форме хранятся следующие данные:

• Персональные данные — ФИО, дата рождения, место рождения, гражданство, ИНН и СНИЛС работника.
• Данные о трудовой деятельности — информация о всех местах работы с указанием дат начала и окончания трудовых отношений, должности и организации, в которой работал.
• Информация о заработной плате — сведения о размере заработной платы, включая премии, пособия и выплаты компенсаций и компенсационных выплат.
• Сведения о трудовом стаже — данные о количестве отработанных лет, месяцев и дней, включая периоды обучения и отпусков.

В электронную трудовую книжку также могут быть внесены данные о профессиональных достижениях работника, полученных квалификациях, проведенных аттестациях и прочие важные сведения, которые могут понадобиться в будущем при трудоустройстве или переводе на другую работу.

Доступность электронной трудовой книжки для контроля со стороны работодателей и государственных органов

Одним из главных преимуществ электронной трудовой книжки является ее доступность для проверки работодателями и контролирующими органами. Работодатели могут в любой момент проверить информацию о трудовой деятельности своих сотрудников, а контролирующие органы могут проверять правильность ведения трудовой документации за сотрудниками.

Электронная трудовая книжка позволяет работодателям быстро и легко получать информацию о периодах работы сотрудников, а также об их должностях и заработной плате. Она также обеспечивает контроль за выплатой пособий и зарплаты.

Кроме того, электронная трудовая книжка облегчает работу контролирующих органов. В случае проверки она позволяет быстро получить необходимую информацию и провести проверку корректности ведения трудовой документации.

При этом, электронная трудовая книжка обеспечивает конфиденциальность информации о сотрудниках, так как доступ к ней имеют только работодатель и контролирующие органы.

Недостатки электронной трудовой книжки

Несовершенство информационных систем организации может быть причиной неполадок в работе электронной трудовой книжки. К примеру, недостаточная емкость сервера или сбой в программном обеспечении могут вызвать задержки в обработке записей в трудовой книжке.

Проблемы безопасности данных могут стать серьезной проблемой для электронных трудовых книжек. Возможность хакерской атаки на хранилище данных может привести к утечке личной информации работника.

Требования к технике и программному обеспечению также могут быть минусом электронных трудовых книжек. Убедитесь, что вся техника соответствует требованиям, и необходимым программным обеспечением обладает соответствующий компьютер.

Проблемы с правовой защитой могут произойти, если компании необдуманно решат перейти на электронную трудовую книжку. Необходимо ознакомиться со всеми правилам, требованиями и рекомендациями, чтобы избежать неприятностей в будущем.

Риски, связанные c использованием электронной трудовой книжки

1. Проблемы с безопасностью данных

Использование электронной трудовой книжки может представлять риски для безопасности данных о работниках. Потенциальные угрозы включают в себя взлом, кражу данных или неправомерный доступ третьих лиц к информации.

2. Недостаточная защита личных данных

Электронная трудовая книжка содержит большое количество личных данных о сотрудниках, таких как ФИО, адрес, дата рождения и другие конфиденциальные данные. При использовании электронной трудовой книжки нужно обязательно обеспечить достаточную защиту этих данных, чтобы предотвратить их утечку или незаконный доступ.

3. Технические проблемы с системой электронной трудовой книжки

Неисправности в системе электронной трудовой книжки могут возникнуть в связи с неправильным функционированием оборудования, ошибками в программном обеспечении или другими техническими проблемами. Это может привести к потере данных или к утечкам информации.

4. Проблемы с законодательством

Использование электронной трудовой книжки может привести к проблемам с законодательством, так как не все аспекты использования электронной трудовой книжки закреплены законодательно. При этом, использование электронной трудовой книжки может не соответствовать требованиям закона, что может привести к негативным последствиям для предприятия или его сотрудников.