Персональные данные: что это и почему они важны для безопасности компании

Персональные данные – это информация о конкретном человеке, которая может быть использована для его идентификации. Это могут быть ФИО, номера телефонов, адреса электронной почты, серия и номер паспорта, а также любая другая информация, связанная с личностью.

Зачем компаниям нужны персональные данные? Ведь их хранение и обработка сопряжены с определенными трудностями и рисками. Однако, без этой информации компании не смогут предоставить свои услуги и товары, понимая потребности своей аудитории и взаимодействуя с клиентами. Кроме того, обработка персональных данных может повысить эффективность бизнеса и, как следствие, увеличить прибыль.

Однако, владельцы компаний не должны забывать о важности защиты личной информации своих клиентов. В России действует Федеральный закон «О персональных данных», который регулирует сбор, обработку и защиту персональных данных. Несоблюдение требований закона может повлечь за собой серьезные последствия – оштрафование и ущерб репутации. Поэтому, для безопасности компании необходимо соблюдать нормы закона и установленные стандарты.

Персональные данные: зачем они нужны компании

Персональные данные (ПД) – это информация, которая позволяет идентифицировать конкретного человека. Они могут включать в себя ФИО, номера телефонов, адреса электронной почты и т.д. Почему компаниям нужны эти данные?

Во-первых, для сбора статистики и анализа потребностей клиентов. Собранные данные помогают понять, что клиенты ждут от продукта, какая реклама наиболее эффективна и т.д.

Во-вторых, персональные данные нужны для предоставления услуг. Например, чтобы оформить заказ на сайте, необходимо указать свой адрес доставки.

В-третьих, компании должны правильно обрабатывать персональные данные в соответствии с законодательством. Для этого необходимо составить уведомление (согласие) на обработку ПД, а также отчитываться перед Роскомнадзором о хранении и использовании этих данных.

Но какие данные нужны для уведомления? ФИО и номер телефона – обязательные данные, а дополнительная информация может быть убрана из уведомления в исключительных случаях. Как составить уведомление и какие документы нужно предоставить Роскомнадзору – есть шаблоны на его сайте.

Но что, если клиент не дал свое согласие на использование персональных данных? Это зависит от конкретного случая. Если данные необязательны и компания может работать без них, то можно обойтись без согласия. Но если данные необходимы для оформления заказа или предоставления услуги, то нужно получить согласие.

Когда нужно уведомление? В общем случае, если вы собираете и обрабатываете ПД, то нужно составить уведомление. Как часто нужно обновлять уведомление? Роскомнадзор не устанавливает конкретное количество раз, но рекомендует обновлять документ при каждом изменении ПД или условий их обработки.

Но что делать, если данные утекли или были украдены? Нужно уведомить своих клиентов о случившемся и провести расследование. За нарушение законодательства об обработке ПД могут начисляться штрафы, размер которых зависит от многих факторов.

Таким образом, персональные данные – это необходимая часть работы компаний. Но для безопасности клиентов и собственного бизнеса нужно знать, какие данные нужны и как с ними работать в соответствии с законодательством.

Важность сохранения персональных данных

Что такое персональные данные?

Персональные данные – это любая информация, которая позволяет идентифицировать человека. Она может быть разных видов: ФИО, адрес проживания, телефон, электронный адрес, паспортные данные и так далее.

Зачем это важно для безопасности компании?

Обработка персональных данных регулируется законом о персональных данных (ПД). Он предусматривает обязательные требования к хранению, использованию и защите персональных данных. Несоблюдение этих требований может привести к серьезным финансовым и репутационным потерям для компании. Также, утечка персональных данных может привести к краже личности и другим мошенническим действиям.

Какие данные должны сохраняться и как их хранить?

Все обязательные данные должны храниться в закрытых системах, защищенных от доступа неуполномоченных лиц. К таким данным относятся ФИО, паспортные данные, ИНН и сведения об образовании. Другие данные, например, номер телефона, можно хранить в открытом доступе, если пользователь дал на это согласие.

Что нужно делать, когда происходит обработка персональных данных?

• Уведомить Роскомнадзор о начале обработки персональных данных;
• Составить документы для обработки персональных данных;
• Создать чек-лист с обязательными требованиями;
• Регулярно отчитываться о обработке персональных данных руководству компании;
• Оповестить пользователей о сборе и использовании их персональных данных;
• Сохранять персональные данные только на необходимый срок;
• Следить за безопасностью хранения персональных данных.

Какие шаблоны уведомлений и документов нужны?

Для уведомления Роскомнадзора о начале обработки персональных данных нужно использовать уведомление формы №ОД-2. Документы для обработки персональных данных можно составить самостоятельно или воспользоваться готовыми шаблонами. Шаблоны могут содержать такие данные, как ФИО, адрес проживания и профессии.

Когда нужно получать согласие на обработку персональных данных?

Согласие на обработку персональных данных нужно получать только в тех случаях, когда это требуется законом. Например, если компания собирает сведения о клиентах для рекламных целей. Во всех остальных случаях, обязательные данные могут обрабатываться без согласия пользователей.

Какие штрафы могут быть за нарушение закона о персональных данных?

За нарушение закона о персональных данных могут быть наложены следующие штрафы:

• За незаконный сбор персональных данных – от 10 000 до 50 000 рублей;
• За нарушение прав пользователя на защиту персональных данных – от 30 000 до 50 000 рублей;
• За нарушение порядка обработки персональных данных – от 75 000 до 100 000 рублей;
• За хранение персональных данных без согласия пользователей – от 50 000 до 100 000 рублей.

Есть ли исключения?

Да, есть исключения. Не все данные являются обязательными для хранения. Некоторые данные, например, номер телефона, можно собирать без согласия пользователя, если это требуется для оказания услуги. Также, некоторые компании не нужно уведомлять Роскомнадзор о начале обработки персональных данных, если это работа с малым количеством субъектов персональных данных.

Защита персональных данных от утечек

Защита персональных данных – важный аспект безопасности компаний. Чтобы предотвратить возможные утечки, необходимо следовать определенным правилам и требованиям.

Какие персональные данные нужны для обработки?

Для обработки персональных данных необходимо ясно определить, какие данные нужны и для чего они будут использоваться. Компания должна иметь согласие соответствующих лиц на употребления их персональных данных.

Все данные, которые не нужны для обработки, должны быть убраны из базы. Например, если у компании есть база телефона клиентов, в которой обязательным полем является ФИО, то адреса этих людей могут быть убраны.

Как наши данные будут защищены?

Когда персональные данные заполнены, они должны быть обезличены и находиться в «секрете». Исключения могут быть только в случаях, когда это необходимо для обработки данных (например, для финансовых отчетов).

Компания должна уведомить обязательных лиц (клиентов, партнеров) о сборе и обработке их персональных данных. Для этого можно использовать специальные шаблоны уведомлений, где указывается, какие данные собираются, для чего они будут использоваться и сколько времени они будут храниться.

Что делать, если произошла утечка данных?

В случае утечки персональных данных необходимо уведомить Роскомнадзор и потерпевших от утечки лиц. Компания может получить штраф до 6.000.000 рублей. Также необходимо составить чек-лист, где будет описано, какие действия нужно предпринять в случае утечки данных.