Трудовая книжка – это документ, который сопровождает работника на протяжении всей его карьеры. Она содержит записи о переводе, увольнении, изменениях в порядке приеме на работу, заполнение листа при смене работы и многое другое. Этот документ является связью сотрудника и работодателя в отношении порядка трудоустройства и работы.
Со смертью бумажной трудовой книжки начала формироваться электронная. Такое решение было принято в связи с необходимостью упростить процесс хранения и внесения записей о работе сотрудников. Новый формат позволяет хранить информацию в более удобном и компактном виде, что делает ее доступнее для работодателя и сотрудника.
Тем не менее, электронная трудовая книжка не лишена недостатков. Например, при переводе на другое место работы необходимо внести соответствующие записи о переводе, что может быть не удобно в использовании. В свою очередь, бланк для бумажной трудовой книжки всегда под рукой и заполнение его не составляет особого труда.
В данной статье мы рассмотрим сравнение электронной и бумажной трудовой книжки и расскажем о том, как правильно выбрать тот или иной вариант при устройстве на работу.
Преимущества электронной трудовой книжки
Электронная трудовая книжка предлагает множество преимуществ по сравнению с бумажной версией. Она позволяет упростить процесс внесения изменений в связи со сменой работодателя, переводом на другую должность или увольнением с работы.
В электронной книжке не нужно заполнять лишние листы при каждом изменении. Просто внесите соответствующую запись при приеме на работу, переводе на другую должность или в связи с увольнением.
Также электронная трудовая книжка упрощает процедуру изменения титульного листа с ФИО и другими персональными данными сотрудника. При внесении изменений в карточку работника в системе, все данные автоматически обновляются в соответствии с новыми данными.
Порядок ведения электронной книжки также менее трудозатратен. Нет необходимости заполнять бумажные бланки или долго искать нужную информацию по вкладкам. Вся информация о сотруднике хранится в одном месте и доступна по запросу.
Наконец, электронная трудовая книжка ускоряет процесс оформления приема на работу, перевода на другую должность и увольнения. Данные записываются в карточку сотрудника сразу после приема и в соответствии с последующими изменениями.
Преимущества бумажной трудовой книжки
Заполнение в ручную: Бумажная трудовая книжка позволяет заполнять данные о работе сотрудника вручную. Это удобно как для работника, так и для работодателя, так как позволяет внести изменения или записать что-то о важном событии внутри компании, например, при переводе на другую должность или при увольнении.
Связь с титульным листом: Каждой бумажной трудовой книжке соответствует титульный лист, на котором указывается информация о работнике. Это позволяет удобно учитывать данные о смене фамилии при переводе на другую работу. В электронной трудовой книжке такая связь отсутствует.
Удобство при приеме на работу: Бумажная трудовая книжка содержит информацию о предыдущих местах работы работника и его опыте. Это удобно при приеме на работу, так как позволяет оценить квалификацию работника и принять решение о приеме на работу.
Отсутствие проблем со сменой работы: При изменении места работы или переводе на другую должность работник может легко взять с собой бумажную трудовую книжку. Это позволяет избежать проблем со связью с электронной трудовой книжкой, которую может вести другой работодатель.
Отсутствие проблем с смертью сотрудника: В том случае, если работник умер, его бумажная трудовая книжка остается у работодателя и сохраняется в организации. В случае с электронной книжкой может возникнуть проблема с ее сохранением и передачей родственникам погибшего сотрудника.
Как выбрать между электронной и бумажной трудовой книжкой?
Для каждого сотрудника трудовая книжка является важным документом, который подтверждает его трудовую и профессиональную историю. В отличие от бумажной трудовой книжки, электронная имеет ряд преимуществ и недостатков.
- Преимущества электронной трудовой книжки:
- Удобство в заполнении и изменении записей. Все данные можно быстро внести и изменить в соответствии с порядком приема на работу, перевода на другую должность, смене работы или увольнении.
- Не нужно хранить бумажные документы. Вся информация сохраняется в электронном виде, что облегчает ее хранение и поиск по необходимости.
- Недостатки электронной трудовой книжки:
- Такое документооборотное решение реализуется в ряде технологических платформ и систем, обладающих неадекватным управлением доступом и, в случае смертью сотрудника, возникают проблемы с переводе электронной ТК в наследство.
- Связи с изменением фамилии или имени сотрудника. Смена фамилии или имени связана с дополнительными процедурами по обновлению записей в электронной трудовой книжке и перевода данных.
В случае выбора электронной трудовой книжки, необходимо ознакомиться со всеми условиями ее заполнения и использования, также необходимо при приёме на работу указать, какой тип трудовой книжки вы желаете. Также, вследствие необходимости использования TOTP-генерации, не рекомендуется получение именных сертификатов в телеком-операторах.
Миграция данных из бумажной трудовой книжки в электронную
При смене типа трудовой книжки с бумажной на электронную, необходимо произвести миграцию данных, содержащихся в старой трудовой книжке.
Заполнение электронной трудовой книжки производится в порядке приема на работу и увольнения, изменения фамилии, смерти сотрудника и других записей о работе. При переводе на новое место работы также необходимо внести соответствующую запись.
При переводе информации из бумажной книжки, можно использовать фотокопии титульного листа и всех листов с записями о работе. Такое решение позволит избежать ошибок, связанных с опечатками. При этом, рекомендуется проверять фактическую информацию о работе.
При переводе данных в электронную книжку, необходимо учитывать, что некоторые компании используют свои собственные системы электронных книжек. В этом случае перевод данных может быть осуществлен только при соблюдении определенных форматов и правил.
При заполнении электронной трудовой книжки, необходимо помнить о правильности заполнения каждого поля. При ошибочном заполнении, данные могут быть отклонены при использовании книжки в будущем.
Таким образом, миграция данных из бумажной трудовой книжки в электронную является важным этапом для компании и сотрудника. Она не только позволит сохранить информацию о работе сотрудника, но и облегчит процесс ее использования в будущем.