Мир меняется, и с ним меняется наш образ жизни. Одной из актуальных тенденций стала цифровизация большого количества документов и процессов, связанных с работой и трудоустройством. Недавно в России была введена электронная трудовая книжка. Многие люди еще не знакомы с новым форматом, ищут ответы на свои вопросы, интересуются его преимуществами и недостатками. Мы решили ответить на самые популярные вопросы и рассказать об этом несколько подробнее.
Официальная электронная трудовая книжка перешла в обязательный формат для всех работников с 2021 года. Стало возможным отказаться от бумажной формы, сохранить информацию на цифровых носителях, и это значительно упрощает жизнь. В порядок работы с электронным документом внесено несколько изменений: нужны электронная подпись, электронный документооборот, подтверждение персональных данных и другие моменты.
Кроме официальной электронной трудовой книжки, существуют и коммерческие проекты, которые по-разному решают задачу хранения и управления информацией о трудовом опыте работника. Какой вариант выбрать — зависит от потребностей конкретного человека. В данной статье мы будем говорить официальном электронном документе, приведем возможные сценарии использования и ответим на наиболее частые вопросы.
Электронные трудовые книжки: современное решение
В наше время, когда технологии развиваются семимильными шагами, все больше организаций переходят на электронные трудовые книжки. Такое решение имеет массу преимуществ, среди которых:
- Экономия времени. С электронными трудовыми книжками работники могут вносить изменения и получать информацию о своей трудовой деятельности онлайн, не тратя время на походы к кадровикам.
- Удобство. В электронной форме трудовую книжку можно хранить на компьютере или в облачном хранилище и получать к ней доступ из любой точки мира.
- Надежность и точность. В электронной трудовой книжке нет никаких вопросов с утерей страниц или подделкой документов. Она всегда актуальна и содержит только достоверную информацию.
Кроме того, электронные трудовые книжки вносят порядок в учет труда и существенно облегчают работу бухгалтерии и кадровых служб. Все необходимые данные о сотруднике хранятся в одном месте и можно быстро их получить при необходимости.
Конечно, переход на электронные трудовые книжки требует определенных затрат на их внедрение и обучение персонала, но в долгосрочной перспективе это вложение себя оправдает.
Зачем нужна электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка – это современный электронный документ, который позволяет хранить данные о работниках в электронном виде. Ее введение в России было принято для упрощения процесса получения и хранения информации о трудовом стаже работников.
Электронная трудовая книжка позволяет:
- Экономить время – работодатели могут получать информацию о работнике в онлайн-режиме, без необходимости выяснять документы в бумажном виде.
- Сохранять информацию – каждый раз при переходе на другую работу, данные о трудовом стаже работника сохраняются в электронной форме в базе данных Федеральной службы занятости. Таким образом, информация о трудовой деятельности работника никогда не теряется.
- Улучшать контроль – за счет автоматизированной системы хранения информации увеличивается прозрачность и легкость контроля со стороны государственных органов.
В целом, электронная трудовая книжка – это инновационное решение, которое помогает оптимизировать работу с документами и повышать эффективность государственных служб.
Как функционирует электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка (ЭТК) предназначена для хранения информации о работниках и их профессиональной деятельности в электронном виде. Она позволяет автоматизировать процесс ведения кадрового делопроизводства и упростить работу как для сотрудников компании, так и для органов государственной власти.
Как заполняется
Электронная трудовая книжка заполняется работодателем с использованием специальной программы, доступной на сайте Федеральной службы по труду и занятости. В ней указываются данные о компании, работниках, их должностях, заработной плате, отпусках, больничных листах и других характеристиках трудовой деятельности.
Как используется
Электронная трудовая книжка хранится в специальном информационном реестре на серверах Министерства труда и социальной защиты РФ. Работник может получить к ней доступ через личный кабинет на портале госуслуги и проверять информацию о своей карьере и заработной плате. Также ЭТК используется для подтверждения трудового стажа при получении пенсии и других льготных выплатах от государства.
Преимущества ЭТК
- экономия времени и средств на бумажное оформление кадровой документации;
- возможность хранения и быстрого доступа к информации о трудовой деятельности;
- уменьшение вероятности потери или сбоя в данных;
- автоматизация процесса контроля сверки данных о заработной плате с учетными системами ФНС и ПФР;
- улучшение условий труда работников и увеличение доверия к работодателю.
Преимущества использования электронной трудовой книжки
Экономия времени и бумажных ресурсов. Использование электронной трудовой книжки позволяет избавиться от необходимости ездить в отдел кадров и получать бумажные копии документов. Все необходимые данные о работнике, такие как дата приема на работу, переводы на другие должности, выплаты заработной платы и отпусков, будут храниться в одном месте и будут доступны как работнику, так и работодателю.
Безопасность данных. У электронной трудовой книжки есть ряд мер безопасности, которые защищают данные работника от несанкционированного доступа. Это позволяет сохранить конфиденциальность личной информации работника, такой как его ФИО, дата рождения, адрес регистрации и другие важные данные.
Удобство использования. Электронная трудовая книжка доступна в любое время и из любого места, где есть интернет. Работник может легко получать информацию о своих выплатах, отпусках и других данных, не выходя из дома. Работодатель может получить доступ к трудовой книжке своего работника в любое время и получить нужную информацию без лишних затрат времени и ресурсов.
- Экологичность. Переход на электронные трудовые книжки позволяет сократить использование бумажных документов, что является одним из шагов к сохранению окружающей среды.
- Уменьшение риска утраты данных. Бумажная трудовая книжка может легко потеряться или пострадать от воды или огня. В отличие от нее, электронная трудовая книжка надежно хранится на серверах, что минимизирует риск утраты данных.
В целом, использование электронной трудовой книжки имеет ряд преимуществ перед бумажной аналогой. Это удобно, экономит время и ресурсы, защищает личную информацию работника и еще один шаг в сохранении окружающей среды.